Perusahaan atau organisasi selalu memiliki tujuan dan kepentingan baik itu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan lain sebagainya. Dalam melakukan kegiatan organisasional, setiap anggota organisasi/perusahaan bekerjasama untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai misalkan dalam menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis, melaksanakan rencana kera termasuk menyusun peraturan, mengambil keputusan atau bahkan memonitor dan mengevaluasi kinerja organisasi atau bisnis perusahaan.
Dalam menjalankan tugas-tugas tersebut tentu setiap anggota organisasi beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Bahkan, lebih dari 70% waktu dari hari kerja para eksekutif dan staf perusahaan/organisasi digunakan untuk melakukan kegiatan komunikasi. Sehingga, komunikasi yang efektif menjadi faktor yang penting bagi pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Bukan tidak mungkin, kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi dilakukan audit untuk mengukur efektivitasnya.
Terminologi audit komunikasi (yang diperkenalkan oleh George Odiorne) berkaitan dengan evaluasi dan pengukuran secara cermat dan sistematik. Dengan kata lain, program komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan/ organisasi dapat diukur dan dievaluasi sehingga efektifitas serta efisiensi kegiatan komunikasi dapat ditingkatkan di kemudian hari. Dari segi tahapan, audit komunikasi dapat dilihat sebagai berikut ;
Tahap-Tahap Audit Komunikasi
| No | Tahap | Penjelasan |
| 1 |
Pencarian fakta |
Pencarian fakta-fakta terkait ragam media informasi yang menjadi rujukan publik terkait organisasi, jenis pesan yang disampaikan dan cenderung disukai/tidak disukai, informasi yang dinilai sudah mencukupi/ belum mencukupi. |
| 2 | Analisis | Penilaian terkait efektifitas penyampaian pesan, pemilihan media yang digunakan serta interaksi antara representasi organisasi dengan khalayak sasaran atau stakeholder organisasi |
| 3 | Evaluasi dan |
rekomendasi
Penyajian kelemahan dan kekuatan komunikasi publik yang dilakukan yang mencakup alternatif pesan dan media yang telah digunakan serta rekomendasi rancangan strategi komunikasi (khususnya untuk lingkup stakeholder eksternal)
Sementara, menurut Newsom, Turk dan Kruckeberg (1996) mengatakan bahwa penggunaan audit komunikasi dalam organisasi digunakan untuk melakukan evaluasi kesenjangan dan menghasilkan rekomendasi untuk peningkatan. Model penyajian untuk mempelajari pola komunikasi organisasi dengan teknik audit, dapat dilihat dalam bagan berikut ini;
Gambar 2 . Teknik Audit Komunikasi
Audit komunikasi yang lengkap dan mendalam menggunakan lebih dari satu teknik dan metode, karena rekomendasi yang dihasilkan yang harus dapat mengatasi masalah dan memperbaiki sistem yang ada. Masalah dalam sistem komunikasi organisasi disebabkan oleh beberapa faktor dan mempunyai pengaruh baik internal maupun eksternal sehingga membutuhkan analisis dan interpretasi multidimensional. International Communication Association (ICA) telah membakukan standar pengukuran untuk audit komunikasi yang dikenal sebagai sistem lima alat pengukuran yang oleh Goldhaber dirumuskan menjadi teknik dan metode :
- Survey dengan kuesioner, survey dalam ICA Audit terdiri dari 122 butir pertanyaan, termasuk 12 butir tentang ciri-ciri demografik, 34 butir tentang kebutuhan organisasi
- Wawancara tatap muka, tujuan utama melakukan wawancara adalah untuk memeriksa, menguji atau melengkapi data yang diperoleh melalui alat ukur Terdiri dari wawancara penjajakan untuk mengumpulkan informasi penting dalam rangka pengenalan masalah dan wawancara pendalaman/tindak lanjut untuk membantu tafsiran atas temuan yang diperoleh melalui alat audit lain.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dipahami, audit komunikasi merupakan suatu kajian evaluatif secara empiris yang mendalam dan menyeluruh tentang sistem komunikasi keorganisasian baik internal maupun komunikasi eksternal. Audit komunikasi dilakukan dengan menggunakan berbagai teknik pengumpulan dan analisis data yang ada serta bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja organisasi. Hasil audit komunikasi dapat memberikan informasi yang berharga guna mencegah terjadinya kegagalan komunikasi dalam suatu organisasi. Dengan demikian, audit komunikasi juga dapat dimanfaatkan untuk memberikan gambaran reputasi perusahaan dari perspektif stakeholder (baik internal maupun eksternal) terkait dengan berbagai aktivitas komunikasi yang telah dilakukan. Selain itu, output audit komunikasi juga dapat dimanfatkan bagi peningkatan efektifitas komunikasi perusahaan.
Penulis: Adhianto Budi Prasetyo
Referensi ;
Goldhaber, Gerald M. 1993. Organizational Communication. 6th Edition. MC. Graw Hill. USA
Hardjana, Andre. 2000. Audit Komunikasi : Teori dan Praktek. PT. Grasindo. Jakarta.
Newsom, Doug, Judy VanSlyke Turk, Dean Kruckeberg, This is PR : The Realities of Public Relations, Wadsworth, USA, 2004
Newsom, Turk, and Kruckenberg
