4 Hal Penting Saat Menuliskan Email Permohonan Magang
by , 15 July 2016
0
Tips Lowongan Magang

Sebagian mahasiswa komunikasi diwajibkan oleh universitasnya untuk mengambil program magang di perusahaan-perusahaan dengan peran yang sesuai dengan program studi. Yang harus diingat adalah mengirimkan lamaran magang seharusnya mampu merepresentasikan diri dengan lebih profesional. Kesalahan fatal jika mengasumsikan email lamaran kita akan selalu dibaca oleh orang yang berwenang di perusahaan masing-masing. Lupa menuliskan subjek atau cover letter adalah masalah umum kenapa email calon peserta magang dibiarkan begitu saja.

Untuk itu, Tahap-tahap berikut ini yang harus diketahui untuk menulis email permohonan internship yang baik :

A. Bersiaplah Menulis Email Anda

1. Buatlah alamat email yang professional

Gunakan alamat email yang dapat memberikan kesan professional dan terpercaya. Misalnya: Adit.angwarmase@company.com. Jika calon magang mempunyai email dari universitas, akan lebih baik untuk menggunakannya untuk mengirimkan email permohonan magang, jika tidak, pakai email mainstream seperti gmail atau yahoo bisa dipertimbangkan. Hindari menggunakan nama samaran atau nama kecil anda. Kurangi penggunaan simbol dan angka yang tidak perlu.

2. Ketahui Seluk-beluk Perusahaan

Sebelum anda mengirimkan permohonan magang ketahuilah seluk beluk perusahaan tempat anda ingin bekerja. Kunjungi website resminya, bacalah artikel berita mengenai perusahaan tersebut, kunjungi media sosialnya, atau gunakan produk-produknya selama seminggu untuk mengetesnya. Gunakan indera anda untuk mengembangkan surat lamaran anda. Perusahaan akan mengapresiasi kandidat yang memahami mengenai perusahaan mereka dan dapat mendemonstrasikan pengetahuannya dengan baik.

3. Temukan kontak yang terhubung dengan perusahaan

Hal ini sangat menguntungkan bila memiliki koneksi pada perusahaan tersebut. Gunakan jejaring sosial seperti LinkedIn, Facebook, atau database alumni dari universitas anda untuk menemukan orang yang bekerja dengan perusahaan tempat anda ingin bekerja. Secara sopan mintalah obrolan secara pribadi. Tanyakan tips sehubungan dengan lamaran internship anda. Jangan ragu untuk bertanya serta jangan meminta bantuan yang berulang kepada orang yang sama.

4. Tuliskan Penerima

Jika nama dan alamat email contact person perusahaan telah tertera pada postingan lowongan magang maka tuliskanlah alamat email tersebut sebagai penerima email anda. Namun jika tidak tercantumkan sebuah contact person maka lakukanlah panggilan ke kantor dan tanyakanlah siapa yang bertanggung jawab dalam penerimaan mahasiswa magang. Jika anda tidak menemui bagian penerimaan mahasiswa magang maka kirimkanlah emailmu kepada bagian human resources development (HRD). Jika anda tidak dapat menemukan nama dari pegawai yang bersangkutan di perusahaan maka gunakan kata Bapak/Ibu.

5. Tuliskan Subject yang spesifik

Jika anda ingin email lamaran anda diperhatikan dalam daftar inbox email perusahaan tuliskanlah subjek email yang spesifik yang diperlukan.

B. Tulislah Paragraf Pertama

1. Tujukan kepada penerima secara formal

Mulailah menulis surat dengan “Kepada Dr./ Bapak/ Ibu ….” sesuai dengan nama, jabatan, atau gender dari contact person. Gunakan formalitas yang sama seperti ketika menulis surat professional. Jika anda tidak dapat menentukan gender dari penerima, tujukan surat anda dengan nama panjangnya. Contoh: “Kepada Adhianto Prasetyo,”

2. Perkenalkan dirimu

Ceritakan kepada penerima nama dan status anda (contohnya:  Mahasiswa Semester…. Jurusan….. pada Universitas…). Tuliskan bagaimana anda menemukan lowongan internship, apakah secara online, pada surat kabar, atau melalui kontak. Jika anda menemukan kontak yang berhubungan, tuliskan pada awal bagian. Contohnya, anda bisa menuliskannya: “(Dosen saya/ Program Director, dll), (jabatan dan nama panjang), menyarankan saya untuk menghubungi anda.

3. Sebutkan Ketersediaan Anda

Sebutkan kapan anda dapat mulai dan mengakhiri masa magang anda dan apakah ketersediaan anda tersebut fleksibel dan berapa jam per minggu anda dapat bekerja. Rata-rata perusahaan akan lebih memprioritaskan calon yang tidak akan diganggu dengan kegiatan perkuliahan selama periode magang. Sebaiknya PRiders menawarkan komitmen untuk magang secara full, kalaupun harus mengerjakan skripsi atau kuliah, pastikan itu dijalani setelah jam kerja.

4. Berikan Pernyataan tujuan anda ingin magang ditempat itu.

Idikasikan tujuan utama anda mengambil program magang di perusahaan tersebut. Sebutkan kemampuan apa yang ingin anda kembangkan dari program magang ini.

5. Bagikan apa yang kamu idamkan dari perusahaan.

Tuliskan sesuatu yang kamu tahu atau kamu pikirkan mengenai organisasi perusahaan. Namun hindari menyebutkan konten-konten berita negatif. Jaga agar lamaranmu tetap positif. Misalnya : Public Relation Agency… memiliki reputasi yang baik, dan saya menghormati comitmen dari (kegiatan CSR yang baru saja perusahaan tangani).

C. Tulislah Paragraf Kedua

1. Tuliskan Klasifikasi dan Pengalaman Anda

Melalui beberapa kalimat, bagikan informasi mengenai pekerjaan sehari-hari anda, pengalaman kerja anda sebelumnya, dan bakat serta kemampuan anda yang dapat berkontribusi kepada perusahaan. Bakat dan kemampuan dapat berupa sosial media, event organization, dll. Deskripsikan pengalaman kerja anda dengan kata kerja yang menarik. Misalnya: Sebagai calon magang Public Relations, saya mampu membuat konten-koten yang menarik dan segar.

2. Sebutkan Prestasi Akademik/Non Akademik Anda

Tuliskan kualifikasi akademik anda. Jika anda memiliki riwayat kemimpinan, diskripsikan riwayat organisasi anda. Gunakan contoh-contoh yang nyata yang dapat menunjukan kualitasmu. Misalnya: dari pada berkata “Saya adalah orang yang ambisius” gunakanlah kata “Saya konsisten memperoleh peringkat 10 besar di kelas”.

C. Tuliskan Bagian Penutup Email

1. Berikan Pernyataan Kapan Anda akan Melakukan Kontak Berikutnya

Diskusikan kapan dan bagaimana anda akan mengkontak kembali untuk melakukan follow-up status lamaran magang anda. Cantumkan informasi anda, nama, alamat email, nomor telepon, dan ketersediaan anda.

2. Tutup Email

Adalah sopan untuk berterimakasih kepada pembaca untuk meluangkan waktu membaca surat permohonan anda. Tutup surat dengan menuliskan salam penutup dan nama lengkap anda.

3, Evaluasi Lampiran Anda

Jangan melampirkan resume kepada email yang tidak membutuhkannya. Kecuali perusahaan tersebut benar sedang mencari interns. Jika pada postingan lowongan magang membutuhkan resume anda, lampirkan resume anda dengan format PDF agar konten anda tidak hilang atau berubah jika dibuka di sistem komputer lain. Pastikan lampiran Surat Lamaran (Cover Letter) dan resume anda terpisah untuk mempermudah penerima membedakan antar dokumen.

4. Lakukan Follow-up seperti yang telah dijanjikan

Jika anda tidak mendapatkan jawaban dari perusahaan, email mereka kembali atau lakukan panggilan.

Lampirkan Cover Letter untuk memberikan kesan formal agar email cenderung menjadi pesan komunikasi yang formal. Berikan tanda tangan pada email anda untuk menyediakan kontak anda. Cek ulang e-mail anda sebelum anda mengirimnya.

Disadur dari http://www.wikihow.com/Write-an-Email-Asking-for-an-Internship

Penulis:

Christina Kusuma Jati

Mahasiswa Ilmu Komunikasi

Universitas Sebelas Maret

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>