Sekilas tentang Tahap-Tahap dan Teknik Audit Komunikasi
by , 10 June 2015
0
Communication Audit

Perusahaan atau organisasi selalu memiliki tujuan dan kepentingan baik itu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan lain sebagainya. Dalam melakukan kegiatan organisasional, setiap anggota organisasi/perusahaan bekerjasama untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai misalkan dalam menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis, melaksanakan rencana kera termasuk menyusun peraturan, mengambil keputusan atau bahkan memonitor dan mengevaluasi kinerja organisasi atau bisnis perusahaan.

Dalam menjalankan tugas-tugas tersebut tentu setiap anggota organisasi beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Bahkan,  lebih dari 70% waktu dari hari kerja para eksekutif dan staf  perusahaan/organisasi digunakan untuk melakukan kegiatan komunikasi. Sehingga,  komunikasi yang efektif menjadi faktor yang penting bagi pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Bukan tidak mungkin, kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi dilakukan audit untuk mengukur efektivitasnya.

Terminologi audit komunikasi (yang diperkenalkan oleh George Odiorne) berkaitan dengan evaluasi dan pengukuran secara cermat dan sistematik. Dengan kata lain, program komunikasi yang dilakukan oleh perusahaan/ organisasi dapat diukur dan dievaluasi sehingga efektifitas serta efisiensi kegiatan komunikasi dapat ditingkatkan di kemudian hari.  Dari segi tahapan, audit komunikasi dapat dilihat sebagai berikut ;

Tahap-Tahap Audit Komunikasi

No Tahap Penjelasan
1

Pencarian fakta

Pencarian fakta-fakta terkait ragam media  informasi yang menjadi rujukan publik terkait organisasi, jenis pesan yang disampaikan  dan cenderung disukai/tidak disukai, informasi yang dinilai sudah mencukupi/ belum mencukupi.
2 Analisis Penilaian terkait efektifitas penyampaian pesan, pemilihan media yang digunakan  serta interaksi antara representasi organisasi dengan khalayak sasaran atau stakeholder organisasi
3 Evaluasi dan

rekomendasi

Penyajian kelemahan dan kekuatan komunikasi publik yang dilakukan yang mencakup alternatif  pesan dan media  yang telah digunakan serta rekomendasi rancangan strategi komunikasi (khususnya untuk lingkup stakeholder eksternal)

 

Sementara, menurut Newsom, Turk dan Kruckeberg (1996) mengatakan bahwa penggunaan audit komunikasi dalam organisasi digunakan untuk melakukan evaluasi kesenjangan  dan menghasilkan rekomendasi untuk peningkatan. Model penyajian untuk mempelajari pola komunikasi organisasi dengan  teknik audit, dapat dilihat  dalam bagan  berikut ini;

 Audit Komunikasi

Gambar 2 . Teknik Audit Komunikasi

 

Audit komunikasi yang lengkap dan mendalam menggunakan lebih dari satu teknik  dan metode, karena rekomendasi yang dihasilkan yang  harus  dapat  mengatasi  masalah  dan  memperbaiki  sistem  yang  ada. Masalah dalam  sistem komunikasi  organisasi  disebabkan  oleh beberapa  faktor  dan  mempunyai  pengaruh  baik  internal  maupun  eksternal sehingga membutuhkan analisis dan interpretasi multidimensional. International Communication Association (ICA)  telah membakukan standar pengukuran untuk audit komunikasi yang  dikenal sebagai sistem lima alat pengukuran yang oleh Goldhaber dirumuskan menjadi teknik dan metode :

  1. Survey dengan kuesioner, survey dalam ICA Audit terdiri dari 122 butir pertanyaan, termasuk 12 butir tentang ciri-ciri demografik, 34 butir tentang kebutuhan organisasi
  2. Wawancara tatap muka, tujuan utama melakukan wawancara adalah untuk memeriksa,  menguji  atau  melengkapi  data  yang  diperoleh melalui  alat  ukur     Terdiri  dari  wawancara  penjajakan  untuk mengumpulkan informasi penting dalam rangka pengenalan masalah dan wawancara pendalaman/tindak lanjut untuk membantu tafsiran atas temuan yang diperoleh melalui alat audit lain.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka dapat dipahami, audit  komunikasi  merupakan  suatu  kajian  evaluatif    secara  empiris yang mendalam dan  menyeluruh tentang  sistem komunikasi  keorganisasian baik internal maupun komunikasi eksternal. Audit komunikasi dilakukan dengan menggunakan berbagai teknik pengumpulan dan analisis data yang ada serta bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja organisasi.  Hasil audit komunikasi dapat memberikan informasi yang berharga guna mencegah terjadinya kegagalan komunikasi dalam suatu organisasi. Dengan demikian, audit komunikasi juga dapat dimanfaatkan untuk memberikan gambaran reputasi perusahaan dari perspektif stakeholder  (baik internal maupun eksternal)  terkait dengan berbagai aktivitas komunikasi yang telah dilakukan. Selain itu, output audit komunikasi juga dapat dimanfatkan bagi peningkatan efektifitas  komunikasi perusahaan.

Penulis: Adhianto Budi Prasetyo

Referensi ;

Goldhaber, Gerald M. 1993. Organizational Communication. 6th Edition. MC. Graw Hill. USA

Hardjana, Andre. 2000. Audit Komunikasi : Teori dan Praktek. PT. Grasindo. Jakarta.

Newsom, Doug,  Judy VanSlyke Turk, Dean Kruckeberg, This is PR : The Realities of Public Relations, Wadsworth, USA, 2004

Newsom, Turk, and Kruckenberg

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>